טכנולוגיה, הייטק ויזמות, הולכים תמיד עם חדשנות וחשיבה גמישה ויצירתית. לא פלא לכן, שהשימוש בשירותים חיצוניים מסוגים שונים, מתחבר לכך היטב. אלא שמדובר לא רק על שירותי ענן, שהם ה"אופנה" הבולטת ביותר מבחינה זו כיום. מה לגבי "מיקור חוץ"? האם מונח זה עדיין רלוונטי? ומה לגבי צריכה מרחוק של שירותים בסיסיים כמו מזכירות (ולא רק של שירותי מחשוב מיוחדים)? זה הוא סיכום ענייני, של אחד השירותים השימושיים ביותר מסוג זה – שירות מזכירות במיקור חוץ.
משלימים את המשרד שלכם
כולם מכירים כיום, וודאי בעולם ההייטק והיזמות, את האפשרות לצרוך שירותי מחשוב שונים מרחוק. אלה הם "שירותי הענן" הידועים. לפני שהם נכנסו לחיינו בסערה, מונח ידוע למדי היה "מיקור חוץ". מסתבר, שנושא זה לא נעלם והוא לא פחות שימושי מאשר בעבר. יותר מכך – ניתן ליישם זאת אפילו לשם ייעול פעילויות בסיסיות מאוד בעסק שלכם, כגון שירותי המזכירות. כך תקבלו שירות מעולה, במחיר נוח ותוך השגת תועלות רבות נוספות. כמובן, שירותי מזכירות הם עניין בסיסי אך חיוני מאוד וגם כזה, שיש בו בהחלט חשיבות למקצועיות וניסיון. כל זאת, “מקופל" עבורכם בתוך שירותים לנושא זה, לצד תועלות משמעותיות נוספות. בואו נראה במה מדובר.
השרות בתמצית
מי ששוכרים שרות מזכירות במיקור חוץ, מקבלים מענה לרוב פעילויות המשרד השגרתיות, באמצעות מומחים לכך שעובדים מרחוק, ומדובר בשירות הנחוץ בכל עסק. תודות לטכנולוגיה המודרנית, הדבר לא רק מתאפשר טכנית, אלא גם יכול וצריך לעבוד היטב. באופן כזה, שבו הריחוק לא יפריע. כך תוכלו לקבל מענה, לפעילויות שגרתיות כגון תקשורת עם ספקים ולקוחות באופן טלפוני ובדרכי תקשורת אחרות כמו אימיילים, תיאום פגישות, טיפול במשימות שוטפות מסוגים שונים ועוד. השרות יכלול גם מספר טלפון ייעודי שיוקצה עבורכם.
תועלות מרכזיות עבורכם
באמצעות שימוש בשרות מסוג זה, מקבלים מגוון תועלות, בהן בולטות במיוחד הבאות:
- תועלות כספיות – מזכירות פנימית בעסק, פירושה העסקת עובדים לצורך זה, בעמדה ייחודית ומצוידת בהתאם. העמדה תופסת מקום וזהו נדל"ן שעליו משלמים ויש צורך לספק עבורו גם חשמל ומיזוג אוויר. לאורך זמן, ישנן גם הוצאות על תחזוקת ציוד המחשוב שבו המזכירות משתמשת. כך שמדובר על לא מעט הוצאות, ששירות המזכירות חוסך עבורכם.
- הקלה אדמיניסטרטיבית – הקלה גם מבחינת משימות ניהול המשרד וגם מבחינת פישוט העסקת עובדים. כלומר, במקום העסקת שכירים, כאן מדובר על צריכת שירות, ללא כל יחסי עובד מעביד, עם המורכבות שכרוכה בהם מבחינות רבות.
- התייעלות – פעילות המזכירות עצמה תהיה מקצועית ככל הניתן. היא עשויה בהחלט לשפר את המצב, ביחס לרמת המזכירות הנוכחית שלכם. דמיינו למשל סטארטאפ קטן, שבו היזמים עצמם עונים לטלפונים. הם לא תמיד יהיו פנויים לכך או ערוכים לרשום הודעות וכדומה. בעזרת שירות מזכירות מקצועי, ניתן יהיה לשפר גם תהליכים עסקיים שונים אשר כרוכים בפעילויות המזכירות.
- קידום תדמית איכותית – כאשר לקוחות מתקשרים מול גורם מקצועי, הדבר משאיר רושם איכותי ובצדק.
החשיבות בעולם ההייטק והיזמות
אנשי הייטק לא בהכרח "מבינים" במזכירות או מעוניינים להשקיע בכיוון זה. אם ניקח כדוגמה קלאסית סטארטאפ, זהו גוף שקם סביב הפיתוח המיוחד שלו. אנשיו אינם בהכרח מומחי מזכירות ולא לשם כך הם הקימו את הסטארטאפ. מצד שני, חייבים לתת לכך מענה מקצועי ויעיל. סטארטאפים ובכלל עסקי הייטק, הם פעמים רבות גם חברות בצמיחה. במצבים כאלה, עשויים להזדקק ליותר עובדים למשימות מזכירות. לעתים ישנן צורך זמני בהרחבת המזכירות. בשני המקרים, קל ובטוח יותר לאורך זמן, להיעזר בשירות מקצועי חיצוני למטרה זו.
לסיכום
שירותי מזכירות במיקור חוץ עשויים לסייע מאוד לכל עסק. כדאי לכל מי שפועלים בתחום ההייטק והיזמות להכיר אותם ולהסתייע בהם בזמן המתאים עבורכם.
