עולם הטלפוניה הוא עולם מגוון מאוד מבחינת היכולות שהוא מציע. אחת היכולות האלה, שנמצאת איתנו מזה שנים, היא יכולת הקלטת השיחות. מדוע זה חשוב ונחוץ בעסקים? מהן ההשלכות החוקיות של שימוש בשרות כזה? ומה עוד חשוב לדעת על הקלטות, בהקשר השימוש בהן בעסקים?
במבט כללי
היכולת להקליט שיחות איננה חדשה, אך היא השתכללה עם השנים במידה ניכרת. ניתן לראות יכולת כזו בטלפון הסלולארי הממוצע. ישנם מכשירי הקלטה ניידים ייעודיים, מתאמי הקלטה לטלפונים קוויים רגילים ועוד. בשימוש מתקדם בעסקים, הקלטת שיחות מתבטאת באמצעות מרכזיות טלפוניה משוכללות, אשר ההקלטה היא אחת התכונות שהן מציעות. מרכזיות אלה זמינות גם כשרות ענן. בכדי להשתמש בכך ביעילות, שירות הקלטת שיחות צריך להתבצע ע"י ספק מקצועי, אשר מציע בהקשר זה את כל התכונות החשובות סביב נושא ההקלטות. התוצאה, היא שרות שהוא מחד פשוט למדי לשימוש ומאידך, משוכלל ככל הדרוש בעסקים. במסגרת שרות כזה, ניתן כמובן לשמור את ההקלטות בצורה מסודרת, לגבות קבצים אלה ולחפש אותם בעתיד בצורה נוחה.
התועלות לעסקים
עסקים נמצאים באופן שוטף באינטראקציה עם מגוון גורמים, דרך אמצעי תקשורת רבים. למרות השימוש באמצעים חדשים כגון רשתות חברתיות, וועידות וידאו ואימייל, השיחות הקוליות עדיין פופולאריות מאוד וגם חשובות ביותר. הן מהוות אמצעי שבו ניתן לתקשר באופן ישיר מאוד. ניתן להעביר בהן מידע רב ולקבל מידע כזה, בצורה הקלה והמהירה ביותר. לדוגמה, מצב שבו לקוח מתלונן על תקלה יוצאת דופן במוצר שלכם. במקום תכתובת אימיילים, שדורשת זמן לניסוח ולכתיבה, להמתנה ולמענה, שיחה קולית מקצרת עניינים ומהווה ערוץ פתרון מהיר במיוחד. מצד שני, מצב כזה עלול לעתים להתפתח למחלוקת מול הלקוח ואז, היה רצוי שיהיו תיעוד וגם הוכחה לאופן בו המצב טופל מצידכם. וודאי במקרה שבו הדברים מגיעים לכדי סכסוך משפטי. כיצד עושים זאת? התשובה היא הקלטה. הקלטת שיחות עשויה לסייע לעסקים גם בדרכים נוספות רבות, כולל
- שיפור תהליכים – שיפור תהליכי עבודה שונים, שבמסגרתם מבוצעות שיחות טלפון. פעילויות כגון מכירות או שירות לקוחות למשל.
- לשם תיעוד – להקלטה גם תועלת פשוטה של תיעוד. בדוגמה שהבאנו למשל, תוכלו לחזור ולהקשיב לשיחה עם הלקוח או להשמיע אותה לעובד אחר שזקוק לכך בעסק, בכדי להתעמק בתקלה המדוברת ואולי להפיק ממנה לקחים. הקלטה היא דרך קלה ונוחה לתיעוד פרטים מהיר.
- להחזר השקעה – לשם מיצוי ההשקעה במרכזיה הטלפונית שלכם. במרכזיה כזו יש יכולות רבות ועסקים לא תמיד מפיקים מכך את המיטב.
- בכדי לא להיות עסוקים ברישום – תוך כדי השיחה, ייתכן שלא מתאים לכם באותו הרגע לרשום דברים בכתב. אולי אתם נמצאים למשל במהלך נהיגה. אם הטלפון הסלולארי שלכם מחובר למרכזיה כ"שלוחה סלולארית" שלה, תוכלו לנצל את יכולת ההקלטה שהמרכזייה מספקת ולהשאיר את הידיים וגם את תשומת הלב שלכם פנויים יותר.
האם זה חוקי?
מה לגבי ההיבטים המשפטיים של הקלטת שיחות? האם זה מותר? מתי זה מותר? יש לנושא זה דקויות רבות ו"אותיות קטנות" מסוגים שונים. אבל העקרונות הבסיסיים פשוטים מאוד: מותר לכם להקליט, כל שיחת טלפון שבה אתם צד לשיחה. זה אכן סוג השיחות הנפוץ ביותר בעסקים. במקרים כאלה, גם אין צורך ליידע את הצד השני שהוא מוקלט. במידה ואתם לא צד בשיחה, מותר להקליט רק אם משתתפי השיחה מודעים ומסכימים לכך.
לסיכום
לכל עסק מתקדם, חשוב שתהיה יכולת הקלטת שיחות יעילה. משלימה זאת העבודה עם ספק טלפוניה איכותי.
