חתימה דיגיטלית היא שיטה אלקטרונית לאימות זהות ולהסכמה למסמכים. בדיוק כמו שאתם יכולים להבין משמה, היא לא דורשת עט ונייר. רוב האנשים היום משתמשים בסמארטפונים ובמכשירים ניידים אחרים לניהול העניינים האישיים והעסקיים, ולכן חתימה דיגיטלית בנייד היא פתרון שימושי מאוד. היא יעילה, נוחה ואמינה, ומציעה חתימה על מסמכים בכל מקום ובכל זמן.
מהם היתרונות בשימוש בחתימה דיגיטלית בנייד?
חיסכון בזמן ובמאמץ
חתימה דיגיטלית חוסכת את הצורך להדפיס מסמכים, לחתום ידנית ולשלוח בדואר או בפקס. כל התהליך מתבצע במהירות ובקלות דרך המכשיר הנייד, ללא מאמץ מיותר.
נגישות וזמינות בכל מקום ובכל זמן
החתימה הדיגיטלית מאפשרת לכם לחתום על מסמכים מכל מקום ובכל שעה, כל עוד יש לכם חיבור זמין לאינטרנט. אין עוד צורך להמתין למפגש פיזי או לחכות במשרד כדי לחתום על מסמך חשוב.
אבטחה ואמינות של החתימה הדיגיטלית
רוב האפליקציות לחתימות דיגיטליות הן מוצפנות ומאובטחות. קיים תיעוד דיגיטלי מלא של החתימה והמסמך, המקשה על זיופים ומעניק ודאות משפטית.
מתי יהיה עדיף להשתמש בחתימה פיזית?
במצבים מסוימים חתימה פיזית תהיה עדיפה על דיגיטלית. זה תקף במיוחד כאשר עוסקים במסמכים רגישים או בעלי ערך גבוה. לדוגמה, חוזים משפטיים, שטרי רכוש ומסמכים הדורשים אישור נוטריוני עשויים לחייב חתימה פיזית כדי להבטיח את האותנטיות ולמנוע הונאה. בנוסף, למקומות שונים עלולות להיות דרישות משפטיות ספציפיות שעדיין אינן מכירות במלואן בחתימות דיגיטליות. במקרים כאלה יש צורך להשתמש בשירותים של חברת שליחויות כדי לשלוח ולקבל מסמכים חתומים. השליחים הם אלה העוזרים לשמור על שלמות ועל בטחון העסקה. חתימות פיזיות מספקות גם תיעוד מוחשי, שיכול להיות קריטי במחלוקות או בביקורת, ומציעות רמת ביטחון שלא תמיד חתימות דיגיטליות יוכלו לספק.
שימושים נפוצים של שיטה זו
חתימה על חוזים ועל הסכמים שונים
ניתן לחתום דיגיטלית על חוזי שכירות, על הסכמי העסקה, על הסכמי סודיות ועל מסמכים משפטיים אחרים. זה מאפשר לקדם עסקאות ושיתופי פעולה במהירות בלי להיות תלויים במפגש פיזי. כן חשוב לציין שבחלק מהמקרים לא תהיה הסכמה של כל הצדדים להשתמש בשיטה זו.
מילוי של טפסים מקוונים
אתם יכולים למלא ולחתום על טופס 101 או 119, על בקשות להלוואה, על טפסי הרשמה ואפילו על טפסים רפואיים. זה הופך את הפרוצדורות האלה (שלפעמים נראות מתישות) לפשוטות ונוחות הרבה יותר. שיטת החתימה הדיגיטלית יכולה לחסוך לכם לא מעט זמן ומאמץ.
אישור הזמנות רכש ותשלומים
אפשר לאשר הזמנות רכש, חשבוניות ובקשות לתשלום בקלות ובמהירות באמצעות חתימה דיגיטלית. תהליך זה מייעל משמעותית את הטיפול בהיבטים הפיננסיים של העסק או הארגון.
סוגים שונים של חתימות דיגיטליות
חתימה מוטבעת
זהו הסוג הנפוץ ביותר של חתימה דיגיטלית. החתימה מוטבעת ישירות על גבי המסמך כמו תמונה, והיא נראית בדיוק כמו חתימת יד רגילה. ניתן ליצור חתימה מוטבעת על ידי ציור של החתימה באמצעות האצבע או העט האלקטרוני במסך המכשיר הנייד.
חתימה מצורפת
בשיטה זו החתימה מצורפת למסמך בתור קובץ גרפי נפרד, בדרך כלל בפורמט תמונה כמו PNG או JPG. את קובץ החתימה ניתן לייבא לתוך המסמך הדורש חתימה. שיטה זו שימושית כאשר נדרש לחתום על אותו מסמך פעמים רבות, מכיוון שניתן פשוט לצרף שוב ושוב את אותה חתימה.
חתימה מוצפנת
זהו הסוג המתקדם והמאובטח ביותר של חתימה דיגיטלית. בחתימה זו נעשה שימוש בטכנולוגיית הצפנה כדי לוודא את אותנטיות החתימה ואת שלמות המסמך שעליו היא חתומה. חתימה מוצפנת מבוססת על מפתחות דיגיטליים המזהים את בעל החתימה, ומאפשרים לזהות אם המסמך שונה לאחר החתימה. סוג זה של חתימה משמש בדרך כלל לצרכים משפטיים וכן לצרכים עסקיים רשמיים.
שאלות נפוצות על חתימה דיגיטלית בנייד
האם חתימה דיגיטלית בנייד חוקית ותקפה?
במדינות רבות בעולם (וכמובן שגם בישראל) חתימות אלקטרוניות מוכרות מבחינה משפטית ותקפות לכל דבר ועניין. כן צריך לוודא שהן עומדות בתנאים מסוימים שנקבעו בחוק, וכן שהמסמך שאתם רוצים לחתום עליו מאפשר את השימוש בשיטה זו.
האם חתימה דיגיטלית מהנייד מאובטחת?
חתימות דיגיטליות, בפרט מהסוג המוצפן, נחשבות למאובטחות. הן מוגנות מפני זיוף ומפני שינויים לא מורשים במסמך החתום.
האם אפשר לחתום דיגיטלית על כל סוגי המסמכים?
לא על כולם, אבל על רובם. מסמכי PDF הם הפורמט הנפוץ ביותר לחתימה דיגיטלית, אך ניתן להוסיף חתימה גם למסמכי Word, לקבצי תמונה, לקבצי ZIP ועוד.
מהם היתרונות של חתימה דיגיטלית לעסקים?
חתימות דיגיטליות יעילות לצרכים עסקיים כי הן מאפשרות לזרז עסקאות, להפחית עלויות של הדפסה ושליחת מסמכים פיזיים, ולנהל ביעילות חוזים והסכמים. זה כמובן מתווסף לחיסכון בזמן ובנייר.
לסיכום
חתימה דיגיטלית בנייד היא פתרון יעיל המיושם בהצלחה במגוון רחב של תחומים. השימוש בה מאפשר לקצר תהליכים, לחסוך במשאבים, לשפר את השירות ללקוחות ולקדם עסקאות בצורה מהירה ונוחה. השימוש בחתימה דיגיטלית בנייד צפוי להמשיך ולהתרחב עם הזמן. שיטה זו מציעה דרך חכמה יותר לחתימה ולשיתוף מסמכים חשובים. במקביל חשוב להכיר את המקרים שבהם חתימה דיגיטלית היא דווקא לא הפתרון המושלם. זה יעזור לכם להבין מתי לבחור בכל אחת מהאפשרויות העומדות בפניכם.
