בלוג

כי יש לנו מה לספר לכם...

איך ליצור שיתוף פעולה פורה ואפקטיבי בין כלל בעלי העניין בפרויקט

בכל פרויקט בו אנו מתבקשים לאפיון מערכת טכנולוגית חדשה, או שדרוג של מערכת קיימת, ישנם בעלי עניין שונים (Stakeholders) המהווים חלק מצוות הפיתוח הרחב של המוצר. אותם בעלי העניין מוגדרים כאנשים המשפיעים באופן ישיר על תוצאות הפרויקט, ובמקרה שלנו כמומחי UX, על חוויית המשתמש של המוצר. מה שהופך את אותם בעלי העניין לחלק מאוד קריטי וחשוב בהצלחת הפרויקט.

דון טפסקוט (Don Tapscott), אחד מהוגי הדעות החשובים בעולם הטכנולוגיה, כתב על הנושא באחד מספריו "If you work for and eventually lead a company, understand that companies have multiple stakeholders including employees, customers, business partners and the communities within which they operate." טפסקוט טוען בספרו, שעל מנת להוביל מוצר או חברה להצלחה, עלינו להבין את החלוקה של בעלי העניין לקבוצות השונות, וכיצד כל קבוצה כזו פועלת. 

על מנת להבין אילו בעלי עניין מעורבים בפרויקט, ניתן לחלקם למספר קבוצות ברורות. בקבוצות אלו נמנים מנהל וצוות הפרויקט מטעם חברת ה UX (במקרה שלנו), מנהל וצוות הפרויקט מטעם הלקוח, הנהלת החברה, נבדקים, משתמשי קצה, שותפים עסקיים, משקיעים ועוד.

מכיוון שברוב הפרויקטים תמצאו את עצמכם מתמודדים מול קבוצות מגוונת של בעלי עניין מתחומים ותפקידים שונים, תגלו מספר בעיות שיחזרו על עצמן, ושישפיעו בסופו של דבר על התוצר הסופי שלכם. 

קושי בקבלת פידבקים

אחת מהבעיות שחוזרות על עצמן, הן בעיקר כאשר אנו מעוניינים לקבל פידבק מחלק מבעלי העניין בפרויקט. ברוב הארגונים פרויקט לאפיון מערכת מורכבת הוא חד פעמי, או מתרחש לעיתים רחוקות. במקרים אלו חברי הצוות מטעם הלקוח הם עובדים מן המניין שגויסו באופן חד פעמי למען הפרויקט, ולא מנוסים בעבודה בצוות כה רחב. לכן לא פעם תגלו שרוב העובדים נמצאים במצב שבו הימים שלהם מלאים, והפגישות בנושא הפרויקט הן הפעמים היחידות שבהן הם משתפים פעולה בזמן שעות העבודה. מה שמהווה מכשול רציני ומקשה על ההתקדמות בפרויקט. 

אחת מהבעיות שחוזרות על עצמן הן בעיקר כאשר אנו מעוניינים לקבל פידבק מחלק מבעלי העניין בפרויקט

כל איש מקצוע היה רוצה לקבל את מלוא תשומת הלב מהלקוח שלו. אנחנו רוצים שהלקוחות שלנו יקדישו לנו את הזמן הנדרש, ויסקרו את התוצרים שהוגשו להם. לצערי אנו לא חיים בעולם מושלם, ולכן לעתים קרובות זה לא אפשרי. כאן נכנס המקום בו אנו צריכים להשתמש ביצירתיות שלנו, ולמצוא פתרונות ריאליים למצב. לשם כך אני משתדל לתאם פגישות קצרות של רבע שעה עד חצי שעה, בהן אני עובר בצורה מהירה, ביחד עם צוות הלקוח על התוצרים שנשלחו. זאת במטרה לקבל משוב מיידי. פתרון זה בדרך כלל עובד מכיוון שתמיד ניתן למצוא רבע שעה פנויה ביומן, ולא להכריח את כולם להפסיד חצי יום עבודה על פגישה שלא נגמרת. במידה ואתם בוחרים להשתמש בפתרון, שימו לב שעליכם להגיע מוכנים, להכין את כל החומרים בצורה מתומצתת ויעילה, על מנת שתוכלו להעביר את המסר בצורה קצרה ואפקטיבית במסגרת הזמן הקצרה שהוקדשה לכם. 

חוסר יכולת לקבל החלטות בקבוצה

לעיתים קרובות אנו נתקלים בצוות המונה מספר מקבלי החלטות עם כוח שווה, אך עם נקודות מבט שונות. צוות כזה יכול להכיל עובדים המגיעים ממחלקות שונות כגון מחלקת השיווק, מערכות המידע, כספים, תפעול, אנשי הנהלה בכירים וכדומה. במקרים כאלו, כל עובד מביא את נקודת מבטו, את החזון והמטרות השונות שלו בנוגע למוצר. מה שמקשה על הצוות לנווט ולגבש את הרעיונות לכיוונים ספציפיים, ולקבל החלטות מכריעות. חשוב לציין שבעיה זו מתגברת בעיקר, כאשר אנו נתקלים במקרים בהם צוות הלקוח אינו כולל מנהלי מוצר ייעודיים, או מנהל פרויקט ראשי אשר יש ביכולתם את היכולת והסמכות לנווט את הפרויקט לכיוון הכללי הרצוי. 

כפי שאתם יודעים, התפקיד שלנו כמאפייני חוויית משתמש הוא להבין את מטרות הלקוח, לעזור ללקוח להגיע להחלטות, ולשלב את הצרכים השונים במוצר הסופי. זאת לשביעות רצון כלל בעלי העניין, ובראשם משתמש הקצה. 

לעיתים קרובות אנו נתקלים בצוות המונה מספר מקבלי החלטות עם כוח שווה אך עם נקודות מבט שונות

לצורך פתרון הבעיה עלינו לנתח כל בקשה ובקשה, ולהבין ביחד עם צוות הלקוח כיצד היא משפיעה על יחס המשתמש למוצר, ועל האינטראקציה שלו איתו. לשם כך ניתן לבצע מחקר מתחרים נקודתי, המתייחס לבקשות או לפתרונות המוצעים, להבין כיצד המתחרים תקפו את הבעיה הרלוונטית, ומה הדרך הטובה ביותר לבצע זאת במוצר שלנו. אפשרות נוספת היא לבצע מבדק משתמשים קצר, עם נבדקים הרלוונטיים לרכיבים, או לחלקים בממשק שעליהם אנו מתלבטים. שימוש במחקר יסייע לנו לאסוף תובנות הקשורות לקבלת ההחלטות הרלוונטיות, ולאשר את החלטותינו באמצעות גיבוי ממחקר איכותני וכמותי.

פתרון נוסף מומלץ, הוא להזמין בעלי עניין נוספים שאינם נמנים על קבוצת הליבה של חברי הצוות מטעם הלקוח, לביקורת על המוצר. ככל שתקבלו יותר נקודות מבט, כך תוכלו לאסוף יותר מידע, ולהעריך את הבעיה מכל הזוויות האפשריות. במידה ויתקבל משוב שלילי, בחנו את חומרת הנושאים שצוינו, ואת מספר העובדים שהצביעו על הבעיה. אם אותן ההערות עולות במספר משובים, עלינו לשים דגש על הטיפול באותה הבעיה. 

לסיכום

כדי להפוך את הפרויקט, ואת כל שלב אפיון חוויית המשתמש ליעיל יותר, עלינו לקבל את כל המעורבים בדבר, ולשתף אותם בכל שלב ושלב בפרויקט. גם כאשר אנו נתקלים בבעיות מקצועיות ולוגיסטיות. 

כאשר הצוותים השונים יבינו את בעיות המשתמשים, ויביאו את הידע שלהם, ונקודת המבט הייחודית שלהם לפרויקט. כך נוכל להניע את כל בעלי העניין להפיכת מוצרי החברה לשמישים יותר, ובסופו של דבר לשפר את המוצר באופן משמעותי, ולהביא לשביעות רצון כלל בעלי העניין.

בהצלחה

יש לך שאלות על התהליך שלנו ? רוצה לקבל הצעת מחיר ? אפשר להתחיל בשיחת טלפון או פגישה

כן! בואו נדבר